Un rapport complet de Korn Ferry prédit qu'en 2030, il pourrait y avoir plus de 85 millions de postes vacants en raison d'une pénurie de travailleurs qualifiés. Travailler avec des agences de recrutement/intérim et des chasseurs de têtes peut grandement faciliter votre recherche de talents et de candidats qualifiés, en particulier dans un marché d'emploi compétitif. Cependant, pour garantir une collaboration fructueuse, plusieurs points sont à considérer. Voici un guide détaillé pour vous aider à naviguer dans ce processus essentiel.

1. Choisir le bon recruteur dans son secteur d'activité. 

Il est crucial de collaborer avec des recruteurs spécialisés dans votre secteur d'activité. Chaque secteur a ses propres caractéristiques uniques et ses besoins spécifiques, et un recruteur expérimenté dans votre domaine comprendra mieux les qualifications et les compétences requises. Par exemple, recruter pour des postes techniques dans le secteur informatique nécessite des connaissances spécifiques comme le développement en Python ou la gestion de bases de données, tandis que recruter dans le secteur financier nécessite des connaissances en audit, comptabilité et régulations financières.

Vous ne demanderiez pas à un électricien de résoudre vos problèmes de plomberie. Il en va de même pour les recruteurs.

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2. Vérifier les informations du recruteur

Avant de vous engager, examinez attentivement les recruteurs potentiels. Quelques actions simples peuvent vous donner un aperçu:

- Consultez le profil LinkedIn du recruteur : Un bon recruteur publie régulièrement du contenu lié aux tendances et aux actualités de son industrie. Vérifiez également les recommandations et les avis laissés par d'anciens clients ou candidats.

Les recommandations peuvent être trouvées en bas du profil LinkedIn (voir l'exemple ci-dessous).

- Visitez le site web de l'agence : Cela vous donnera une idée des types de profils qu'ils recherchent fréquemment et si ceux-ci correspondent à vos besoins. Cherchez des études de cas ou des témoignages qui peuvent démontrer l'efficacité de l'agence dans des missions similaires aux vôtres.

Sur notre plateforme, lorsque un recruteur vous envoie un CV ou une proposition de collaboration, vous pouvez consulter son profil LinkedIn et site web en un seul click pour vous assurer que vous disposez de toutes les informations nécessaires avant de commencer une collaboration ou accepter un CV..

3. Demander des exemples de profils précédents

N'hésitez pas à demander des exemples anonymisés de CV que le recruteur a déjà gérés pour des rôles similaires. Cela vous permettra de juger si le recruteur comprend le type de profil que vous recherchez et s'il possède l'expérience nécessaire. De plus, vous pouvez demander des processus de recrutement réussis dans le passées et comment il a développer son réseau candidats.

Ce processus de due diligence  est souvent négligé par les responsables du recrutement, ce qui conduit à une déception concernant les CV qu'ils reçoivent. Ils auraient pu gagner du temps dès le départ en sachant que le recruteur n'avait pas le réseau de candidats que l'entreprise recherche.

Cet aspect est crucial chez Hiring Notes. Lorsque vous publiez une offre d'emploi sur notre plateforme, vous recevez une série de CV anonymes de la part des recruteurs pour vous assurer que le recruteur comprend le marché et vos exigences avant de commencer une collaboration.

4. Clarifier les Termes et conditions dès le départ

Avant de commencer toute collaboration, assurez-vous d'être aligné sur les termes et conditions suivants :

- Frais d'agence : Combien coûte le service, et quels sont les frais supplémentaires possibles ? Les frais peuvent varier selon le type de poste à pourvoir (cadre supérieur, exécutif, etc.) et le niveau de difficulté de la recherche. Pour plus d'informations sur les frais des agences de recrutement, consultez notre article "Combien coûtent les frais d'une agence de recrutement ?".

- Période de garantie ou de remplacement : Que se passe-t-il si le candidat ne répond pas aux attentes pendant les premiers mois ? Une garantie de 3 à 6 mois est généralement standard, mais cela peut varier.

- Calendrier de paiement : Quand le paiement doit-il être effectué ? Assurez-vous de bien comprendre les conditions de paiement, qu'elles soient échelonnées, uniques ou basées sur des étapes spécifiques.

- Résolution des litiges : Comment les désaccords ou les problèmes seront-ils gérés ? La résolution des litiges peut inclure la médiation, des remboursements partiels ou d'autres solutions préalablement convenues.

Lorsque vous publiez une offre d'emploi sur notre plateforme, vous pouvez spécifier vos termes et conditions à l'avance, assurant ainsi que les recruteurs soient informés des détails de la collaboration avant de soumettre des CV. Cela vous fait gagner un temps considérable, car vous n'aurez pas à tout renégocier avec les recruteurs.

5. Soyez prudent avec les clauses d'exclusivité

Une clause d'exclusivité est lorsque une agence de recrutement vous demande de travailler exclusivement avec elle pour un ou plusieurs de vos besoins en embauche. Cette clause peut être bénéfique, mais elle exige de la prudence. Avant de l'accepter, assurez-vous que le recruteur peut vous envoyer des CV pertinents. Demandez quelques profils anonymisés pour vérifier la qualité et la pertinence des candidats potentiels (voir point 3). Une clause d'exclusivité à durée limitée (par exemple, un mois) est raisonnable pour évaluer l'efficacité du recruteur sans s'engager trop longtemps. Cependant, il est recommandé de faire appel à au moins 2 et au maximum 3 agences de recrutement afin de ne pas passer à côté de candidats exceptionnels tout en préservant votre marque employeur.

6. Comprendre les Avantages et les Inconvénients des Différents Types d'Agences

Il existe plusieurs types d'agences de recrutement :

1. Agences de Recrutement Générales : Elles ont accès à un large éventail de candidats, mais peuvent manquer de spécialisation.

2. Agences de Recrutement Spécialisées : Celles-ci se concentrent sur des industries spécifiques et possèdent une connaissance approfondie du secteur (informatique, construction, ingénierie, etc.).

3. Cabinets de Chasseur de Têtes ( Executive search) : Ils sont spécialisés dans le recrutement de cadres supérieurs et sont souvent utilisés pour des embauches stratégiques.

4. Agences d'Intérim : Idéales pour les besoins en main-d'œuvre à court terme ou pour des projets (freelance, intérim, remplacement).

Trouver la bonne agence de recrutement est crucial pour un recrutement réussi. En pratique, cependant, il est souvent très difficile d'identifier une agence qui réponde à vos besoins. La plupart des agences de recrutement présentent des discours similaires, mais malheureusement, les entreprises finissent souvent par être déçus par les services. Ils ne reçoivent souvent pas les candidats attendus ou, dans certains cas, aucun CV.

Comment trouver la bonne agence de recrutement ? Voir le point 8 pour la solution.

7. Définir des KPI clairs pour évaluer la performance

Définir des Indicateurs Clés de Performance (KPI) est essentiel pour suivre et évaluer l'efficacité de l'agence de recrutement. Voici quelques exemples de KPI à considérer :

- Délai de recrutement : La durée moyenne entre la publication de l'offre d'emploi et l'intégration du candidat.

- Taux de rétention : Le pourcentage de candidats placés qui restent dans l'entreprise après une certaine période (généralement 6 ou 12 mois).

- Satisfaction des managers : Retour des managers sur la qualité des candidats fournis.

- Qualité des candidats : Ratio de candidats présélectionnés par rapport à ceux invités à un entretien (ou embauchés).

Ces données sont cruciales pour évaluer le succès de votre collaboration avec une agence de recrutement. Il est important de s'assurer que le recruteur avec lequel vous travaillez est capable de bien performer pour répondre aux besoins croissants en matière de recrutement de votre entreprise.

8. Utilisez des plateformes de mise en relation efficaces

Il y a très peu de plateformes qui connectent efficacement les entreprises avec des recruteurs adaptés. La plupart des plateformes disponibles utilisent des algorithmes pour vous mettre en relation avec des recruteurs susceptibles de répondre à vos besoins de recrutement. Cependant, le problème persiste car il n'y a aucune garantie que ces agences fourniront des candidats qualifiés.

Chez Hiring Notes, nous croyons que la solution à un recrutement efficace réside dans le fait de permettre aux entreprises de publier des offres d'emploi, avec des recruteurs spécialisés dans ces industries soumettant des candidats pré-qualifiés.

Notre plateforme facilite les connexions avec des recruteurs spécialisé dans votre secteur d'activité en offrant la possibilité de recevoir des  CV anonymes de la part de ces recruteurs sans frais. En comblant cette lacune dans le paysage actuel du recrutement, nous proposons un processus simplifié pour trouver les bons talents.

Lorsque vous recherchez un profil spécifique, il vous suffit de publier votre offre d'emploi de manière anonyme, en précisant vos critères et termes de recherche. En quelques jours, vous recevrez des propositions de candidats anonymisés ou des propositions de collaboration de recruteurs. Vous pouvez ensuite examiner les profils des recruteurs (comme leur LinkedIn ou leur site web) et décider si vous souhaitez poursuivre la collaboration.

9. Maintenir une forte marque employeur

La manière dont vous travaillez avec les agences de recrutement peut influencer votre marque employeur. Assurez-vous que vos recruteurs communiquent un message cohérent et positif sur le marché. La réputation de votre entreprise se reflète dans chaque interaction avec les candidats, y compris celles menées par des recruteurs tiers.

Ce point est souvent négligé par les responsables du recrutement, mais peut avoir un effet très préjudiciable sur la réputation de l'entreprise. Lorsqu'un recruteur contacte un candidat pour un poste, les informations fournies par le recruteur sont perçues comme provenant directement de l'entreprise. Si le recruteur donne de fausses informations, cela affecte directement l'image de l'entreprise.

Pour éviter de telles situations à tout prix, il est crucial de réaliser ce que l'on appelle un "briefing de poste" ou une "qualification du poste". Cela implique de fournir toutes les informations pertinentes sur le poste et l'entreprise aux recruteurs avec lesquels vous travaillez et de vous assurer que chaque aspect est clair.

Sur notre plateforme, nous avons choisi de rendre les annonces de recrutement anonymes pour protéger autant que possible la marque employeur des entreprises. Cependant, lorsque vous publiez une offre d'emploi, vous devez fournir aux recruteurs autant d'informations pertinentes que possible afin qu'ils puissent déterminer s'ils ont un ou plusieurs candidats qui pourraient correspondre au poste. Pour plus d'informations sur le fonctionnement de notre plateforme pour les responsables du recrutement, veuillez consulter notre FAQ.

10. Restez Agile et Ajustez en Fonction des Résultats

Les besoins en recrutement peuvent évoluer rapidement. Soyez prêt à ajuster vos critères et méthodes en fonction des résultats obtenus. Des suivis réguliers et une communication ouverte avec vos recruteurs permettront une optimisation continue du processus.

Nous recommandons qu'au début de votre collaboration avec un recruteur, vous établissiez un calendrier régulier (par exemple, une fois par mois) pour faire un point de quelques minutes par appel ou visioconférence sur l'avancement de la campagne de recrutement. Cela fournira plus d'informations sur les problèmes et les difficultés rencontrés par le recruteur, vous permettant d'ajuster vos exigences en conséquence. L'une des principales raisons pour lesquelles les collaborations entre les responsables du recrutement et les recruteurs échouent est due à un manque de communication. N'hésitez donc pas à insister sur ce point !

Conclusion

En suivant ces conseils, vous maximiserez vos chances de trouver le recruteur ou le chasseur de têtes qui répond le mieux à vos attentes et besoins spécifiques. Une collaboration bien gérée avec une agence de recrutement peut faire toute la différence dans la qualité de vos embauches, contribuant ainsi au succès à long terme de votre entreprise.

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